Sport im Smoking

Quelle: wörkshop 02/2009

50 Medaillengewinner der Olympischen Spiele und Paralympics 2008, weitere Sportgrößen, wie Regina Halmich, Boris Becker und Gerald Asamoah, zahlreiche Politiker darunter Bundesaußenminister Frank-Walter Steinmeier und Hessens Ministerpräsident Roland Koch, sowie aus dem Showbusiness u.a. Sänger Roger Cicero und Roberto Blanco zählten zu den Gästen der Benefiz-Gala, die von den Vorständen der Stiftung Deutsche Sporthilfe, Werner E. Klatten und Franziska van Almsick, begrüßt wurden. Mit Blick auf die Leichtathletik WM 2009 in Berlin hieß das Motto des Abends „Der Lauf der Welt“.

„Der Lauf der Welt“ begann für die Gäste mit einer standesgemäßen Anfahrt zu den Rhein-Main-Hallen in Limousinen, die der langjährige Partner der Deutschen Sporthilfe (DSH), Mercedes-Benz, traditionell zur Verfügung stellt.

Sportförderer ins Geschehen mit eingebunden

Für die weniger Aktiven boten die Sponsorenlounges hinreichend Gelegenheit, exklusive Häppchen zu kosten und sich in lockerem Gettogether bei kurzweiligen Gesprächen zu amüsieren. Was den Gästen am Abend so selbstverständlich scheint, bedarf im Vorlauf jeder Menge Planung und Manpower.

Beim Gang über den roten Teppich im Eingangs- und Foyerbereich wurde die illustre Gesellschaft aus Sport, Politik, Wirtschaft und Showbiz in ein wahres Blitzlichtgewitter getaucht und von Journalisten mit Fragen überhäuft. Beim Sektempfang im Foyer verbrachten die Gäste die Zeit bis zum Einlass in den Ballsaal in lockerer, angenehmer Atmosphäre. Bevor jedoch Hessens Ministerpräsident Koch und Franziska von Almsick schwungvolle Runden über das Parkett des Ballsaals drehen konnten – waren hinter den Kulissen viele Handgriffe nötig gewesen, um einen perfekten Ablauf beim „Ball des Sports“ zu garantieren.

Viel Bewegung hinter den Kulissen

Bereits im April 2008 hatte munich one als Lead Agentur - nun schon zum dritten Mal - mit der Planung des Balles begonnen. Hierzu Michael Brohm, Geschäftsführer von munich one: „Im ersten Stadium haben wir zusammen mit der Stiftung Deutsche Sporthilfe die generellen Rahmenparameter konzeptionell erarbeitet. Diese umfassen das allgemeine Leitthema - in 2009 die Leichtathletik Weltmeisterschaft in Berlin, die einzelnen Programmpunkte und die allgemeine Flächenplanung. In diesem Stadium des Projektes haben wir dezidiert den Ball des Sports 2008 analysiert, um bei allen Teilbereichen den Optimierungsbedarf herauszufiltern und diesen in die Planung für 2009 einfließen zu lassen.“

Ab Frühsommer begannen die Detailplanungen, wie Entertainment- Recherchen, sowie die Abstimmung mit feststehenden Sponsoren und Partnern. Ab Herbst wurde das Team personell verbreitert. Für den Messebau zeichnete Tünnissen Messebau verantwortlich, die Architektur plante das Architekturbüro Planwerkstatt und das Catering nahm Käfer, München, in die Hand. Für die komplette technische Leitung und Ausrüstung – Licht, Ton und Video – holte man sich nach den guten Erfahrungen der Jahre zuvor wieder Neumann&Müller ins Boot.

„Unsere Vorlaufplanung für die technischen Einrichtungen und Details beim Ball des Sports beläuft sich auf ca. drei Monate. Die Rhein-Main-Hallen sind nicht einfach zu bespielen, da sehr unterschiedliche Hallentypen vorliegen und jede Halle ihre Eigenheiten hat. Für den Vorort-Aufbau rechnen wir mit einer knappen Woche“, weiß Lutz Hoff mann, der als technischer Leiter vor Ort den Aufbau koordinierte. Der „Ball des Sports“ ist für alle am Aufbau Beteiligten keine der üblichen Galaveranstaltungen: Hier ist zum einen die Pressewirksamkeit sehr viel höher einzustufen. Etwa 350 Pressevertreter hatten sich in diesem Jahr akkreditiert. Zum anderen herrschen wegen der zahlreichen prominenten Gäste hohe Sicherheitsanforderungen. So werden alle am Auf- und Abbau, im Service am Abend Beteiligten schon im Vorfeld bei ihrer Bewerbung bzw. die Pressevertreter bei der Akkreditierung Sicherheits-Checks unterzogen.

Gelungene Mischung aus Sport und Show

Die Hauptveranstaltung des Abends fand im festlich beleuchteten Ballsaal statt. Schon das Bühnenbild stimmte auf das Motto der Veranstaltung ein, indem es den Ballgästen den Eindruck vermittelte, Zuschauer im Berliner Olympiastadion zu sein: Eine raffinierte Projektion gab den Bereich um das Marathontor im Berliner Olympiastadion wieder. Sehr souverän führte Johannes B. Kerner durch das Show-Programm. Eine international besetzte Berlin-Revue stimmte die Gäste künstlerisch auf das Leitthema des Abends „Leichtathletik WM 2009 in Berlin“ ein. Weitere musikalische Höhepunkte waren der Swingmusiker Roger Cicero und als Top-Act die „Söhne Mannheims“. Auch sportliche Einlagen kamen nicht zu kurz: Unter dem begeisterten Beifall der anwesenden Gäste nahmen nationale Spitzen- und Nachwuchs-Stabhochspringer zwischen den Tischreihen Anlauf und demonstrierten mit Sprüngen von über fünf Metern ihr Können – das Highlight des Abends.

Was den „Ball des Sports“ so außergewöhnlich macht, ist seine Mischung aus Gala, Flanierzonen, Sponsorenlounges und sportlichen Aktivstationen. Die Ball-Gäste können im „Parcours des Sports“ selbst aktiv werden und unter der Anleitung prominenter Athleten verschiedene Sportarten ausprobieren. Auf die Frage zur Auswahl der diesjährigen Sportdisziplinen, meint Michael Brohm: „Die Stiftung Deutsche Sporthilfe und die Agentur erarbeiten das Konzept für die Aktivstationen. Auswahlkriterien sind dabei die Umsetzbarkeit für „Schnuppertrainings“ der Ballgäste in Abendgarderobe sowie der Platzbedarf. Die Deutsche Sporthilfe klärt im Erstkontakt mit den jeweiligen Verbänden das generelle Interesse an der Partizipation. Bei positivem Feedback stimmt die Agentur alles Weitere im Detail bis zur Realisation ab.“ In diesem Jahr hatten die namhaften Gäste in ihren Abendroben und Smokings die Möglichkeit, sich im Boxen, Fechten, in der Leichtathletik, im Tischtennis, Golf sowie an der Fußballtorwand zu versuchen.

Für diesen einen Abend waren vor und hinter den Kulissen 1.000 Mitwirkende aktiv. „Zum einen stellt die Logistik für diese Veranstaltung eine große Herausforderung dar“, sagt Lutz Hoffmann, „Zum anderen sind die Anforderungen an die Videotechnik und die Struktur des Kommunikationsnetzes überaus komplex. Neben einer Vielzahl von Live- Schaltungen müssen darüber hinaus diverse Videosignale in den Hallen verteilt werden. Auf diesem Wege erhalten z. B. die Journalisten im Pressezentrum die kompletten Bild- und Tonsignalen aus dem Ballsaal. Für alle Bereiche – vom Hauptsaal über die Flanierzonen bis zu den Sponsorenlounges – müssen teilweise sehr aufwändige, technische Einzellösungen realisiert werden.“

Der Platzierung und Umsetzung der Sponsorenlounges kommt besondere Aufmerksamkeit zu. Dazu Michael Brohm: „Die Positionierung der einzelnen Lounges erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen der Projektleitung, den Architekten und der Stiftung Deutsche Sporthilfe. Die Kriterien dabei sind die Kontinuität bei der Platzierung langjähriger Sponsoren und ein ausgewogener Mix aus Aktivstationen, gastronomischem Angebot und Sponsorenauftritten in allen Zonen der Flanierbereiche.“ 

Die einzelnen Lounges muteten sehr unterschiedlich an: In die mit Blautönen stimmungsvoll beleuchtete und durch Fadengardinen abgeschlossene Nestlé-Lounge zogen sich die Gäste zu ruhigen Gesprächen zurück. An einer Ecke dieser Lounge gab TV-Koch Horst Lichter feine Linsensüppchen aus - nicht ohne manch scherzhafte Bemerkung zur Lafer Gourmet-Lounge im Foyer. Die Cigar Lounge von Bilfinger & Berger in edler Anmutung war stark frequentiert, sicher auch wegen der dunkelhäutigen Schönheiten, die hier live Zigarren herstellten. Selbst Boris Becker wurde mit einer Zigarre entdeckt. Allen Gästen, die mehr Bewegung suchten, heizte die Diskothek im „DTM Race Club“ rhythmisch ein.

„Die Beleuchtung im Ballsaal und im gesamten Loungebereich dient dazu, die festliche Atmosphäre des Balls noch einmal zu unterstreichen. Dazu gehört auch, dass die gesamte Technik nahezu unsichtbar im Hintergrund verschwindet – aber dennoch perfekt funktioniert“, zieht Lutz Hoffmann ein Resümee für die technische Seite der Veranstaltung. So konnten die Gäste bis in die frühen Morgenstunden das ansprechende Ambiente genießen. Trotz der abwechslungsreichen Vielfalt an Aktivitäten, Shows und geselligen Ecken begleitete sie stets eine angenehme Ballatmosphäre beim „Lauf der Welt“.

Fotos: Stiftung Deutsche Sporthilfe/Herschelmann, Michael Ebert - photomoments