Teilnehmer konnten nicht einreisen: N&M plante Konferenz zum Digital-Live-Event um
Von einem temporären Studio aus wurde das komplette Geschehen auf der Bühne via Livestream übertragen. Eine Webseite und die Applikation „come2interact“ bezogen das Publikum interaktiv mit ein.
Seit Anfang Januar liefen bereits die Planungen für das zweitägige Flagship-Event, zu dem ein Kunde jährlich nach Dänemark einlädt. Doch die zunehmenden Reisebeschränkungen in Folge der Corona-Pandemie machten den Organisatoren Anfang März einen Strich durch ihr Vorhaben: Die Gäste der Konferenz – Erziehungswissenschaftler, Forscher, Regierungsbeauftragte und Ideengeber – konnten nicht an- bzw. einreisen. Neumann&Müller Veranstaltungstechnik, beauftragt bereits mit der technischen Planung und Umsetzung des Corporate Events als Konferenz mit Präsenzpublikum und zahlreichen Workshops vor Ort, sorgte mit einer ad hoc Lösung dafür, dass die Veranstaltung dennoch realisiert werden konnte – als Livestream mit digitalen Zusatzelementen. Ein positiver Effekt: das Digital-Live-Event konnte auf diese Weise mehr als drei Mal so viele Zuschauer einbinden als ursprünglich am Konferenzort präsent gewesen wären.
Die Herausforderung für das N&M-Team war es, innerhalb von sechs Tagen das Veranstaltungskonzept neu zu denken und kurzfristig in ein Digital-Live-Event umzuplanen. Ziel war es, das Konferenzgeschehen auf der Bühne – mit Rednern und ihren Präsentationen – per Livestream ebenso zu übertragen, wie eine Vielzahl von kleinen Kreativ-Workshops am zweiten Veranstaltungstag. Deshalb wurde von N&M am Konferenzort ein temporäres Studio eingerichtet und in Betrieb genommen, das für die Aufzeichnung und Ausspielung des Livestreams zuständig war. Und „live“ war dabei wörtlich zu nehmen, denn eine Generalprobe fehlte aus Zeitgründen.
Parallel zum Übertragungsstudio hatte Neumann&Müller digital media eine interaktive Webseite im Corporate Design des Kunden kreiert und implementierte hier gleichzeitig die von N&M entwickelte Applikation „come2interact“, so dass die Teilnehmer die Möglichkeit hatten, sich mit Votings und Postings aktiv in das Geschehen einzubringen. Ein weiterer digitaler Mehrwert für die Konferenz selbst wurde dadurch geschaffen, dass das Verhalten der Online-User direkt ausgewertet und die Veranstaltungsinhalte entsprechend flexibel angepasst werden konnten. Für einen stabilen Livestream und das reibungslose Funktionieren von Applikationen und der Webseite stand ein hochperformantes und sicheres Datennetz zur Verfügung, das N&M mit eigenen Serverstrukturen aufgebaut hatte. Zeitgleich mit dem Livestream wurden zudem die Social Media Kanäle des Kunden mit Content versorgt. Das aufgezeichnete und im Nachhinein aufbereitete Bild- und Tonmaterial kann außerdem jetzt für weitere Zwecke verwendet werden. N&M-Projektleiter Stephan Müller zieht ein überaus positives Fazit der Veranstaltung: „Unser breit aufgestellte N&M-Team hat in kürzester Zeit ein Digital-Live-Event umgesetzt und den Organisatoren ermöglicht, statt der 400 Gäste vor Ort ein 1.400 Zuschauer starkes Publikum zu erreichen.“