Hybrid-Event „LOCATIONS! Messe“, Ludwigsburg

Wer für Tagungen, Veranstaltungen und Events deutschlandweit den passenden Rahmen sucht, ist seit 2008 auf den LOCATIONS-Messen genau richtig. Auf den größten regionalen Fachmessen der Eventbranche präsentieren sich Venues der jeweiligen Metropolregion, die durch ihr Ambiente, ihre Geschichte oder durch ihre exponierte Lage überzeugen wollen. Die LOCATIONS-Veranstaltungen sind Fachmessen, Summits und Branchen-Events zugleich. Jede Messe ist ein Marktplatz und Meetingplace für Veranstaltungsorganisatoren und Eventprofis, in dessen Rahmen Aussteller, Anbieter, Partner und Dienstleister der MICE-Branche ihre Highlights vorstellen.

Nach Ausbruch der Corona-Pandemie konnte das Messekonzept in 2020 in der bewährten Form nicht umgesetzt, sondern musste von den Organisatoren neu gedacht werden. Wir konnten von Planungsbeginn an uns mit unserem Know-how einbringen, so dass Anfang Oktober im „Forum am Schlosspark“ in Ludwigsburg das erste Messe-Event der Veranstaltungsindustrie seit Beginn der Krise als hybrides Format startete – und zugleich den gelungenen Re-Start für eine komplette Branche kennzeichnete. 86 Aussteller präsentierten sich am Messetag in den beiden „Welten“ gleichzeitig: Während rund 300 Besucher live vor Ort waren, konnten 1.200 weitere – und damit viermal so viele – Interessierte die „Digital Twins“, das sind die digitalen Adaptionen der Venues, von ihren Homeoffices und Büros aus im Web erkunden. Weitere 800 Teilnehmer schauten sich das Programm online als Livestream an.

Über eine neue digitale Messeplattform wurde so eine einzigartige Verbindung zwischen Live-Event und virtueller Messewelt geschaffen: Neben der Präsenz der Locationsbetreiber in Ludwigsburg selbst, wurden mit der realgetreuen 3D-Nachbildung des „Forums im Schlosspark“ mit Messeständen, Informationen und einem umfangreichen Programm ein zweiter Marktplatz als digitales Pendant kreiert. Einen hohen Mehrwert boten die Vorträge auf der Mainstage, für deren Einbindung über die Plattform „BigBlueButton“ als qualitativ hochwertig produzierter Livestream wir verantwortlich waren. Hierfür realisierten wir mit unseren „come2join“-Services eine entsprechend auf das Format zugeschnittene Website, die zudem mit unseren „come2interact“-Modulen die interaktive Einbindung des Publikums ermöglichte. Die Online-Besucher konnten sich so an Diskussionen und Fragerunden beteiligen und hatten die Möglichkeit, mit den Ausstellern per Avatar und Video-Conferencing ins Gespräch zu kommen.

Ein ebenso wichtiger Aspekt, der zum Gelingen der Messe vor Ort beitrug, war die Planung und Umsetzung eines detaillierten Hygiene- und Sicherheitskonzepts. Dieses erarbeiteten unsere geschulten und zertifizierten Beauftragten auf Basis der geltenden Schutzverordnungen bzw. Auflagen und in enger Abstimmung mit dem Betreiber der Forums-Venue sowie dem Gesundheits- und Ordnungsamt. Den Schutz aller Teilnehmer gewährleisteten – neben der konsequenten Einhaltung der Abstandsregeln und der Pflicht zum Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes – breitere Gänge, ein Einbahnstraßensystem und eine sensorgesteuerte Besucherführung.

Das neue LOCATIONS-Konzept zeigte in Ludwigsburg sehr eindrücklich, dass hybride Events einen absoluten Mehrwert bieten; denn durch verschiedene digitale Möglichkeiten der Interaktion kann das Publikum von jedem Ort aus komplett involviert und die potenzielle Zielgruppe zugleich sogar noch erweitert werden. Dies waren auch die Themen der Keynotes von Dr. Pero Mićić, Susanne Nickel oder Ulrike Ellmann von VOK DAMS, die in Ludwigsburg Erkenntnisse, Entwicklungen und Trends aufzeigten, wie die Gesellschaft in der Zukunft kommunizieren wird. Weitere Fachreferenten gaben live und online Tipps zu den aktuellen Herausforderungen für die Branche durch die Corona-Pandemie – mit Fokus auf hybride Events, Hygienekonzepte, Digitalisierung, Datenschutz und Vertragsrecht.