Treffen der G7-Entwicklungsminister, Berlin, Mai 2022

2022 hat Deutschland den jährlich wechselnden Vorsitz der G7 inne. Die Treffen der Fachminister aus Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Japan, Kanada und den USA sowie Vertretern der Europäischen Union gelten als Plattform, um wichtige Impulse für die Lösungen von globalen Problemen zu erarbeiten. Mitte Mai begrüßte Bundesentwicklungsministerin Svenja Schulze ihre Amtskollegen zu einem zweitägigen Meeting in Berlin. Auf der Agenda standen Themen wie der Wiederaufbau der Ukraine, die Ernährungskrise und der Klimawandel.

Als technischer Dienstleister waren wir für die Koordinierung und Steuerung aller technischen Gewerke verantwortlich. Mit unserer langjährigen Expertise in der Umsetzung hochrangiger internationaler Konferenzen waren wir eng eingebunden in das Organisationsteam der Veranstaltung und kennen die protokollarischen Vorgaben für politische Spitzentreffen.

Zunächst erstellten wir eine Planungsübersicht und entsprechend den festgelegten Anforderungen die sogenannte Aufplanung für das artloft.berlin, die vom Kunden ausgewählte Meeting-Location. Der loftartige Veranstaltungsbereich in der restaurierten, ehemaligen Eisenschmiede erstreckte sich über sechs Etagen mit jeweils mehreren Räumen. Sie wurden für das Plenum des Minister-Treffens sowie als bilaterale Meeting-Möglichkeiten von uns technisch ausgestattet; hinzu kamen sogenannte Rückzugs- und „Listening“-Räume, Pressearbeitsplätze sowie diverse Büros und Räume für die verschiedenen Gewerke-Teams.

Wir konzipierten darüber hinaus den zentralen Konferenztisch sowie eine Konferenz-Anlage für die reibungslose Kommunikation der Teilnehmenden, die in sechs Sprachen simultan gedolmetscht wurde. Hierfür schufen wir die technischen Voraussetzungen, ebenso für die hybriden Konferenz-Anteile mit bis zu 15 virtuellen Teilnehmern sowie der ebenfalls hybriden Pressekonferenz, für die sieben Tonspuren zur Verfügung gestellt wurden.

Hintergrund hierfür war: Im Rahmen des Arbeitstreffens der G7-Vertreter gab es eine Live-Schaltung zum ukrainischen Premierminister Denys Schmyhal sowie vor Ort Gespräche mit dem aktuellen G20-Vorsitzenden aus Indonesien; zudem mit weiteren Vertretern aus Indien, dem Senegal, der African Union, dem Leiter des UN-Entwicklungsprogramms UNDP, dem Präsidenten der Weltbank und verschiedenen Engagement Groups der G7. Nicht zuletzt wurde dann aus dem Roten Rathaus eine gemeinsame Sitzung mit den G7-Gesundheitsministern übertragen, die ebenfalls in Berlin zusammengetroffen waren.

In puncto Ausstattung kümmerten wir uns um den Raumbau, das Mobiliar inklusive Bürotechnik, um Sichtschutzanlagen sowie die Gestaltung und Aufbau von Fotopodest und Backdrop – für den anfänglichen „Doorstep“ vor den Defilee-Fahnen bis zum gewohnten „Familienfoto“ zum Abschluss (das wir für gutes aber auch regnerisches Wetter vorbereitet hatten).

Für den Voraufbau (und auch den Abbau im Anschluss) der gesamten Technik, inklusive Regie und der zehn Dolmetsch-Kabinen, stand uns eine zusätzliche Arbeitsfläche zur Verfügung, damit der enge Zeitplan auch eingehalten werden konnte. Da sich die Veranstaltung über vier Etagen erstreckte, entschieden wir uns dafür, die Verkabelung außerhalb und entlang der Fassade zu führen. Die beiden zentralen Veranstaltungsorte Plenum und Pressekonferenz wurden im Grunde über nur ein Glasfaserkabel angebunden, was im Sinne einer gewerkeübergreifenden Nutzung zu einer höheren Effizienz beitrug. Gleichzeitig galt es, die Sicherheitszonen in allen Bereichen (inklusive Treppenhaus und Fahrstühlen) aufrecht zu erhalten, die vom Bundeskriminalamt überwacht wurden. Während der gesamten Auf- und Abbauarbeiten waren wir in enger Abstimmung mit den weiteren Mietern der Location und sorgten für eine durchgängige Kommunikation mit den Betroffenen.